La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per chiedere il rimborso delle spese sostenute o anticipate, questa interviene ogni volta che sono chiamati a svolgere in modo temporaneo la propria mansione fuori o per conto dell’azienda. Tra gli esempi più frequenti possiamo indicare:

• trasferte e viaggi di lavoro;
• cene con clienti,
• acquisti per conto dell’azienda,
• vitto e alloggio,
• parcheggi ect…

Perché possa ottenere il rimborso, il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa (se questo ha viaggiato con la propria auto, dovrà calcolare il rimborso chilometrico e portare una ricevuta del rifornimento). Tutte queste piccole operazioni, sommate tra loro, rendono il compito lungo e noioso per l’amministrazione di un’azienda. Infatti, secondo numerose ricerche di settore, hanno indicato un tempo medio tra le 1-3 ore al mese per ciascun dipendente.

Questo causa tutta una serie di svantaggi per l'azienda :

• Sviste ed errori: nella sua semplicità la note spese è molte volte soggetta ad errori e calcoli sbagliati; portando ad un aumento di lavoro e ad un allungamento dei tempi del personale amministrativo.
• Perdite di tempo: la compilazione porta via molto tempo, soprattutto a lavoratori meno esperti;
• Diminuzione della produttività: la redazione della nota spese diminuisce la produttività, sottraendo del tempo alle mansioni del dipendente che la deve produrre.

La nostra soluzione Presenze Facili permette la digitalizzazione del processo, snellisce le pratiche e gestisce tutto in modo rapido e veloce.

Come funziona?

1. Il dipendente, con il proprio smartphone, può caricare le spese (anche con foto dello scontrino).
2. Le spese sono inserite in modo rapido e diretto al momento del pagamento (per evitare le dimenticanze).
3. Possibilità di scattare una foto del giustificativo e di completare la spesa successivamente.
4. Calcolo delle note spesa completate per tipologia ( albergo, carburante, pranzo, cena ect.) con il totale mensile.
5. Ogni spesa caricata può essere validata fino a due livelli (responsabile o ufficio del personale).

Quali sono i vantaggi?

• Registrazione delle spese sostenute dai collaboratori interni ed esterni;

• Sistema di approvazione/negazione ad uno o due livelli (responsabile / ufficio del personale);

• Avviso tramite email delle nuove registrazioni, di quelle autorizzate, di quelle negate;

• Archiviazione digitale di scontrini e ricevute;

• Risparmio di tempo in fase di gestione del processo;

• Riduzione degli errori di calcolo;

• Migliore immagine aziendale